Пишем объяснительную правильно

Автор статьи
Команда Podskajem.Com
09 июня 2014

Объяснительная записка – это деловой документ, который составляется для того, чтобы выяснить причины какого-либо негативного факта (опоздания или невыхода на работу, либо дисциплинарного проступка).

Объяснительная похожа по форме на докладную или служебную записку. Как и все документы, которые находятся во внутреннем обращении организации, пишется объяснительная в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003г.

Цель записки

Как следует из названия документа, его содержание предполагает анализ причин, которые привели к негативному событию. Работодатель требует написать объяснительную для того, чтобы провести внутреннее расследование, лучше разобраться в ситуации и сделать правильные выводы.

Согласно 193 статьи Трудового Кодекса РФ, работник имеет право отказаться писать объяснительную записку – в этом случае руководитель может составить соответствующий акт и применить дисциплинарное взыскание.

Как показала практика, правильно составленная объяснительная записка в ряде случаев поможет расставить нужные акценты и даже избежать наказания (особенно если есть уважительная причина или негативная ситуация сложилась не по вине работника).

Структура документа и обязательные реквизиты

Объяснительная записка составляется в произвольной форме, на стандартном листе формата А4. Документ можно как написать от руки, так и напечатать на компьютере, придерживаясь следующей структуры:

  • «Шапка», в которой указывают название организации и отдела, ФИО и должность руководителя, которому адресована записка;
  • Должность, фамилия и инициалы автора документа;
  • Название документа – Объяснительная записка;
  • Тема, формулировка которой начинается со слов «О…», «Касательно…»;
  • Текст, в котором изложены факты, даны пояснения и указаны причины дисциплинарного проступка;
  • Дата составления документа;
  • Подпись отправителя с расшифровкой.

Рекомендации по составлению текста

Каждое слово, написанное в объяснительной, должно звучать аргументировано и веско, поэтому содержанию документа следует уделить особое внимание:

  • Прежде чем приступить к составлению объяснительной, нужно успокоиться и привести в равновесие нервы (когда эмоции берут верх, всегда есть риск написать что-то лишнее);
  • Сначала нужно перечислить факты, которые относятся непосредственно к негативному событию или поступку. Затем изложить причины, которые привели к такому результату;
  • В тексте стоит избегать излишней эмоциональности – изложение должно быть сухим и беспристрастным;
  • Какой бы ни была ситуация, главное – суметь чётко и ясно изложить свои мысли.


Категории:

Статистика за месяц:

Добавлено статей: 25
Добавлено вопросов: 18