Служебная записка — документ, который служит для коммуникации между структурными подразделениями организации без привлечения вышестоящего руководства. Появление служебных записок обусловлено необходимостью документального подтверждения обмена информацией внутри каждой компании.

Служебные записки обычно направляют от одного начальника отдела к другому, или от одного сотрудника к другому при условии, что их должности равнозначны. Предметом такого письменного обращения может выступать вопрос хозяйственного, информационного, организационного или материально-технического обеспечения. Чтобы написать служебную записку, достаточно знать некоторые правила.

Основные реквизиты

Служебная записка составляется в произвольной форме, на стандартном листе формата А4 (если организация не ведёт электронный документооборот). Российский классификатор ОКУД не выделяет служебную записку как самостоятельный документ. При её составлении рекомендовано придерживаться норм, прописанных в ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает требования к оформлению документов.

Чтобы унифицировать структуру деловой документации, при написании служебной записки необходимо указать следующие обязательные реквизиты:

  • Наименование структурного подразделения или фамилия, имя, отчество и должность адресата;
  • Дата составления и регистрационный номер, который каждая организация присваивает для того, чтобы упорядочить документооборот;
  • Название документа — служебная записка;
  • Заголовок к тексту документа, раскрывающий предмет сообщения;
  • Текст записки;
  • Подпись, фамилия, имя, отчество и должность составителя.

Текст служебной записки

Письменный документ характеризуется чёткой структурой. Что касается основного текста сообщения, то записка состоит из двух частей:

  • В первой части излагаются факты и события, которые послужили поводом для составления документа — описывается сложившаяся ситуация;
  • Далее следует конкретная просьба либо выводы, предложения, или список возможных действий, которые, по мнению автора, необходимо предпринять.

Длина текста служебной записки может быть разной: от нескольких предложений до нескольких страниц. В случае если текст занимает более одной страницы, вверху каждой последующей должны быть указаны следующие данные:

  • Имя адресата;
  • Номер страницы;
  • Дата составления документа;
  • Тема служебной записки (если того требуют правила, принятые в организации).

Стандарты деловой корреспонденции

В ряде компаний для упрощения внутренней коммуникации разработан собственный формат составления служебных записок, который включает в себя следующие обязательные элементы:

  • Кому;
  • От;
  • Дата;
  • Тема;
  • Текст сообщения.

Единый формат облегчает работу с документами и ускоряет процесс информационного обмена внутри компании.







Поделитесь этой статьёй с друзьями в соц. сетях:


Популярное за сегодня:
Как написать объяснительную на работе
Что такое дебет и кредит